常聽到初任管理職(主管或PM)的同事講一句話「自己來做還比較快」，因其在工作崗位上的表現獲得肯定，才有機會擔任管理工作，卻少有人提醒新任主管或PM該如何有效的分配工作？若團隊夥伴的工作效率或能力與自己的期待有落差時，往往就會冒出「自己來做還比較快」的想法。因此管理者應該要瞭解夥伴工作能力在哪裡？該賦予什麼樣的責任？未來當你要交辦或分派工作時，一定要想想「要不要、會不會、能不能」：
一、要不要-意願問題
同仁願不願意或想不想接受任務是最難解的問題，因為這涉及了人的想法和態度，必須透過深度的溝通和瞭解同仁內心真正的原因才能突破。若僅採用命令和紀律的方式要求：較好的狀況是員工心態極為正面使命必達；差一點是得到應付結果；更差的狀況就是選擇離開。絕大多數的結果是無法達成主管的目標。
舉個例子：當我們成立某某專案時，專案的PM、SA與PR已配置完成，我們希望將研發團隊的某個技術高手(David)，派到此專案擔任架構師的角色，在派任的過程中David向直屬主管反應不想參與此專案，但第一時間直屬主管認為David剛結束前一個專案，以手邊的工作量評估是沒有理由拒絕接受此任務，於是便強勢派工，未徵詢其內心的想法，不久主管們就收到了辭職信。當然經理想要瞭解其離職的原因，便找了David懇談，過程中David提出該專案的PM和SA對於技術完全不懂，在過去的合作經驗中只會將客戶需求的壓力灌在技術人員身上，感到不受尊重，並認為這不是一個好的專案處理方式。但經理知道此專案的PM和SA過去執行專案時是被客戶高度肯定的，因此嘗試和David共同協議未來此專案的執行模式，設定規格與技術的管控點，協助PM和SA在滿足客戶需求之前，先確保內部技術的可行性，若無法達成共識時，再由主管出來仲裁(當然有經驗的人知道，最後仲裁的結果仍須維持合約底限之上，滿足客戶的需求)，如此才獲得David的認同並願意再投入此專案。
此案例中，直屬主管沒讓David把心裡的話講出來，便直接以命令的方式派工，若David是個有想法的人才，這樣的溝通模式很容易造成不好的結果。因此，未來當主管在交派任務時，一定要先同理心地去瞭解被派工者心中真正的想法並試圖說服，若無法排除，為了成事可能需要規劃預備方案。
二、 會不會-專業能力
交辦任務之前，我們要瞭解將執行此任務的同仁是否具備專業知識與能力，如果可以找到適當的同仁，問題就不大，只要清楚說明任務的內容與目標即可，但若不具備又非用不可時，以下幾點可供建議參考：
l 執行任務前：
1.主管可以透過激勵方式強化員工執行任務的信心。和同仁溝通此任務交辦是希望可以培養其能力，並且清楚他知道此任務可能會遭遇的困難和問題，目的就是On-Job-Training，同時達成組織任務目標與提升個人能力。
2.給予明確的任務目標(做什麼？何時做完？做到什麼程度？)，讓同仁知道為何而戰。
3.提供其適當的事前任務說明或教育訓練。
l 執行過程中：
1.主管應以關懷的角度瞭解該同仁有沒有遭遇什麼樣的困難？或需要什麼樣的支援？
2.接著以管理的角度設定檢核點，瞭解同仁實際狀況和預期狀況的落差，並指導與要求該如何追趕落差。
3.如果可能，可指派資深員工深入指導，但要讓被交辦任務的同仁知道責任仍在其身上，其他學長或前輩僅是指導的角度從旁協助。
三、能不能-個人特質、現實環境
能不能的面向要考慮得更加廣泛，例如：我喜歡打籃球(要不要)，我也很會打籃球(會不會)，我很想到NBA籃球(能不能))，但到NBA打籃球這件事就是牽扯到能不能的考量點。因此從交辦任務的角度來看能不能，嘗試用個人特質和現實環境來做區分：
l 攸關個人特質，不是專業問題：
公司的技術人員Peter，對於JAVA軟體開發的專業能力很強，喜歡專研新技術，溝通的過程中都是非常的技術語言，但不擅長將技術語言轉換為老闆或客戶聽得懂的語言，假設今天我希望Peter去學習.NET軟體開發的技術，這件事對於他來說應該是不難達成的，就只是會不會的問題。但假設我們希望Peter協助業務和客戶談判某個.NET軟體專案的價格，並且要求Peter在議價過程中，可以守住8折以上的成交價，並且不掉案。議價的任務交辦，從主管的角度就必須很務實的考量Peter能不能的問題了！
l 考量現實情況，不是使命必達：
任務執行一定要考慮到現實狀況，不是僅靠著主管的命令、同仁的熱情，就可以使命必達，通常只會得到反效果，例如：當我們追趕專案時，原本的專案團隊只有配置1PM+2SD，SD每天的可提供的有效時數大概是8小時，今天周一，主管要求在下週一要交付所有的規格文件，就是五個工作天，這些規格文件初步盤出大概需要240小時(30個工作天)，以合理狀況來說2位SD需要15個工作天，就算週末二天加班，也至少需要13天，若在不投入額外資源的前提下，而要實實在在地完成每份規格書是相當困難的，最後的結果不是時程跳票，就是交付後要再花很多的重工成本調整規格。所以現實狀況的考量點，包括了資源是否足夠？時間是否合理？客戶要求的正當性等等，都應該在交辦任務前務實的評估可行性。
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